Hoe we omgaan met gegevens, bestanden en transcripten.

Verwerkingsverantwoordelijke en toepassingsgebied

De verwerkingsverantwoordelijke is Lunardelli Labs di Lunardelli Alessio (Italiaans btw-nummer 02361570506), bereikbaar via info@verbale.ai.

Verbale.ai verwerkt persoonsgegevens die nodig zijn voor registratie, inloggen, bestandsuploads, transcripten, samenvattingen, exports en facturering. Schrijf voor privacyverzoeken naar info@verbale.ai.

Dit beleid geldt voor verbale.ai, de app op app.verbale.ai, de desktopapp VerbaleAI Recorder en de bijbehorende API-diensten van het product.

Gegevens die we verwerken

Door gebruikers verstrekte gegevens

• gebruikersnaam en e-mailadres;
• geüploade audio- of videobestanden, titels, metadata en door gebruikers gemaakte inhoud;
• transcripten, sprekerdiarisatie, samenvattingen en exports die uit geüploade bestanden worden gemaakt;
• verzoeken aan ondersteuning of verkoop.

Gegevens die tijdens gebruik ontstaan

• actieve sessies, inloggeschiedenis, IP-adres, useragent en technische beveiligingslogboeken;
• status van verwerkingstaken, verbruikte minuten, factureringstransacties en Stripe-referenties;
• applicatielogboeken en technische identificatoren voor diagnostiek, beveiliging en audits;
• voor de desktopapp, automatische rapporten van technische fouten en crashes, zoals hieronder beschreven;
• voor het webdashboard, automatische foutrapporten en steekproeven van browserprestaties, zoals hieronder beschreven.

Doeleinden en rechtsgronden

• Dienstverlening: accounts aanmaken, gebruikers authenticeren, bestanden uploaden, transcripten, samenvattingen en exports genereren en de werkruimte beheren.
• Precontractuele en contractuele maatregelen: activeren van abonnementen, aanvullingen en het klantenportaal, facturering en betalingsafstemming.
• Wettelijke verplichtingen: bewaren van gegevens die nodig zijn voor belastingen, boekhouding, beveiliging of verzoeken van bevoegde autoriteiten.
• Gerechtvaardigde belangen: misbruik voorkomen, de dienst beschermen, betrouwbaarheid bewaken, technische incidenten oplossen en werking en ondersteuning verbeteren.

Automatische diagnostiek van de desktopapp

VerbaleAI Recorder stuurt automatisch technische rapporten naar Sentry wanneer een applicatiefout of afgehandelde crash wordt gedetecteerd. Het doel is incompatibiliteiten en storingen te onderzoeken en betrouwbaarheid en ondersteuning te verbeteren, op basis van de gerechtvaardigde belangen van de verwerkingsverantwoordelijke. Gebruikstracking, profilering, sessieherhaling en prestatiemonitoring zijn niet ingeschakeld. De app heeft geen schakelaar om deze rapporten uit te zetten.

Rapporten kunnen bevatten:

• exacte appversie en productieomgeving;
• Windows- en runtimeversies, procesarchitectuur, gebruikersnaam, computernaam en IP-adres;
• type uitzondering en melding, volledige stacktrace, lokale paden, modules en codedetails;
• gebeurtenissporen, lokale diagnostische tekst, aanvraagcontext indien aanwezig en technische foutclassificaties;
• andere gegevens in de standaard diagnostische context die de Sentry SDK samenstelt wanneer de fout optreedt.

De app voegt geen audiobestanden of settings.json toe aan rapporten. Vóór verzending wordt één filter toegepast: VerbaleAI-desktoptoegangssleutels in het verwachte formaat worden vervangen door [REDACTED]. Andere diagnostische details worden niet verwijderd.

Rapporten die Sentry ontvangt, worden 30 dagen bewaard. Als Sentry niet bereikbaar is, kan de app lokaal maximaal 30 rapporten in een wachtrij bewaren om de verzending opnieuw te proberen zonder het opstarten of opnemen te vertragen.

Automatische diagnostiek van het webdashboard

Het dashboard op app.verbale.ai gebruikt Sentry om automatisch applicatiefouten en een steekproef van browserprestaties te rapporteren. In productie wordt 10% van de traces vastgelegd voor paginaladingen, navigatie, HTTP-verzoeken, Web Vitals en langdurige taken. Het doel is fouten en vertragingen te onderzoeken en betrouwbaarheid en ondersteuning te verbeteren, op basis van de gerechtvaardigde belangen van de verwerkingsverantwoordelijke. Session Replay, profilering, Sentry Logs, schermopnamen en feedbackwidgets zijn niet ingeschakeld.

Rapporten kunnen bevatten:

• dashboardversie, omgeving, pagina, verwijzende URL, browser- en apparaatgegevens;
• type uitzondering en melding, stacktrace, gebeurtenissporen en de standaard diagnostische context van de Sentry SDK;
• accountidentificatie, gebruikersnaam, e-mailadres, systeemrol en IP-adres;
• tijdmetingen en context van HTTP-verzoeken en, voor geselecteerde API-fouten, HTTP-status, applicatiecode, aanvraagidentificatie en genormaliseerd pad.

Het dashboard configureert geen bijlagen met audio, transcripten, uploads of applicatiestatus. Vóór verzending worden VerbaleAI-desktoptoegangssleutels in het verwachte formaat en de waarden van de URL-parameters token, session_id, x-amz-signature, x-amz-credential en x-amz-security-token vervangen door [REDACTED]. Andere gegevens in de standaard diagnostische context van Sentry worden niet verwijderd.

Fout- en prestatierapporten die Sentry ontvangt, worden 30 dagen bewaard.

Bezoekersstatistieken van de openbare website

De openbare pagina's op verbale.ai gebruiken Cloudflare Web Analytics om bezoeken te begrijpen en de website te verbeteren. Rapporten bevatten paginaweergaven, verwijzende websites, landen van bezoekers, apparaattypen, browsers, besturingssystemen en paginaprestaties. Deze integratie is beperkt tot de openbare website.

Cloudflare stelt dat Web Analytics geen cookies of localStorage gebruikt om gebruiksstatistieken te verzamelen en geen fingerprinting van individuele bezoekers toepast. We versturen via deze integratie geen accountidentificatoren, e-mailadressen, opnamen of transcripten. Rapporten kunnen over de afgelopen zes maanden worden geraadpleegd. Zie de documentatie van Cloudflare voor details over de verzameling.

Cookies

Verbale.ai gebruikt geen marketing- of profileringscookies in het product. Cookies worden gebruikt voor authenticatie en om je taalkeuze te onthouden:

• Authenticatie-/sessiecookie: nodig om toegang tot de privéomgeving te behouden en geauthenticeerde verzoeken te beschermen.
• Taalvoorkeur voor de openbare website: wanneer je een taal kiest, onthoudt verbale_landing_locale deze één jaar lang, alleen op verbale.ai. De cookie bevat geen authenticatiegegevens en wijzigt je accounttaal niet. Je kunt deze verwijderen via de browserinstellingen; de taallinks op de website blijven ook zonder deze cookie werken.

Als je sessiecookies uitschakelt, werken delen van de app mogelijk niet goed. Zonder taalcookie kan de website je keuze bij je volgende bezoek niet onthouden.

Technische providers en subverwerkers

We gebruiken een beperkt aantal technische providers, elk voor een specifieke functie: objectopslag op cloudinfrastructuur in de Europese Unie (Duitsland); serverloze rekenkracht voor audio- en videoverwerking; private routering naar taalmodellen voor samenvattingen; Stripe-betaaldiensten; en Sentry voor het ontvangen, groeperen en bekijken van technische rapporten van het dashboard en de desktopapp. Cloudflare levert verkeers- en prestatiestatistieken voor de openbare website.

Bewaartermijnen

• accountgegevens blijven aan het profiel gekoppeld zolang het account actief is of zolang nodig is om openstaande verzoeken af te handelen;
• bestanden, transcripten en samenvattingen blijven beschikbaar in de werkruimte totdat de gebruiker de vergadering uit de accountweergave verwijdert; dit beëindigt de zichtbaarheid in het account, maar garandeert geen directe fysieke verwijdering. Fysieke verwijdering is een apart administratief proces; neem voor wisverzoeken contact op via info@verbale.ai;
• factureringsgegevens en beveiligingslogboeken kunnen langer worden bewaard wanneer dit nodig is voor belastingen, boekhouding of bescherming van de dienst;
• diagnostische rapporten van het dashboard en de desktopapp die Sentry ontvangt, worden 30 dagen bewaard.