Comment nous traitons les données, les fichiers et les transcriptions.

Responsable du traitement et champ d’application

Le responsable du traitement est Lunardelli Labs di Lunardelli Alessio (n° de TVA italien 02361570506), joignable à info@verbale.ai.

Verbale.ai traite les données personnelles nécessaires à l’inscription, à la connexion, à l’import de fichiers, aux transcriptions, aux synthèses, aux exports et à la facturation. Pour les demandes relatives à la confidentialité, écrivez à info@verbale.ai.

Cette politique s’applique à verbale.ai, à l’application app.verbale.ai, à l’application de bureau VerbaleAI Recorder et aux services API associés au produit.

Données traitées

Données fournies par les utilisateurs

• nom d’utilisateur et adresse e-mail ;
• fichiers audio ou vidéo importés, titres, métadonnées et contenu créé par l’utilisateur ;
• transcriptions, séparation des voix, synthèses et exports produits à partir des fichiers importés ;
• demandes adressées à l’assistance ou au service commercial.

Données générées lors de l’utilisation du service

• sessions actives, historique de connexion, adresse IP, agent utilisateur et journaux techniques de sécurité ;
• état des traitements, minutes consommées, opérations de facturation et références Stripe ;
• journaux applicatifs et identifiants techniques utilisés pour les diagnostics, la sécurité et l’audit ;
• pour l’application de bureau, rapports automatiques d’erreurs techniques et de plantages, décrits ci-dessous ;
• pour le tableau de bord web, rapports automatiques d’erreurs et échantillons de performances du navigateur, décrits ci-dessous.

Finalités et bases légales

• Fourniture du service : création de comptes, authentification, import de fichiers, génération de transcriptions, synthèses et exports, et gestion de l’espace de travail.
• Mesures précontractuelles et contractuelles : activation des forfaits, recharges, portail client, facturation et rapprochement des paiements.
• Obligations légales : conservation des données nécessaires à des fins fiscales, comptables, de sécurité ou aux demandes des autorités compétentes.
• Intérêts légitimes : prévention des abus, protection du service, suivi de la fiabilité, résolution des incidents techniques et amélioration du fonctionnement et de l’assistance.

Diagnostics automatiques de l’application de bureau

VerbaleAI Recorder envoie automatiquement des rapports techniques à Sentry lorsqu’il détecte une erreur applicative ou un plantage pris en charge. L’objectif est de diagnostiquer les incompatibilités et les pannes et d’améliorer la fiabilité et l’assistance, sur la base des intérêts légitimes du responsable du traitement. Le suivi d’utilisation, le profilage, la relecture de session et le suivi des performances ne sont pas activés. L’application ne propose pas d’option pour désactiver ces rapports.

Les rapports peuvent inclure :

• version exacte de l’application et environnement de production ;
• versions de Windows et de l’environnement d’exécution, architecture du processus, nom d’utilisateur, nom de l’ordinateur et adresse IP ;
• type et message d’exception, trace complète de la pile, chemins locaux, modules et détails du code ;
• fil d’événements, texte de diagnostic local, contexte de requête lorsqu’il est présent et classification technique des erreurs ;
• autres données du contexte de diagnostic standard constitué par le SDK Sentry au moment de l’erreur.

L’application ne joint pas de fichiers audio ni de fichier settings.json aux rapports. Avant l’envoi, elle applique un filtre : les clés d’accès de bureau VerbaleAI au format attendu sont remplacées par [REDACTED]. Les autres détails de diagnostic ne sont pas supprimés.

Les rapports reçus par Sentry sont conservés pendant 30 jours. Si Sentry est inaccessible, l’application peut conserver une file locale de 30 rapports au maximum pour réessayer l’envoi sans retarder le démarrage ni l’enregistrement.

Diagnostics automatiques du tableau de bord web

Le tableau de bord app.verbale.ai utilise Sentry pour signaler automatiquement les erreurs applicatives et un échantillon des performances du navigateur. En production, 10 % des traces couvrant les chargements de pages, la navigation, les requêtes HTTP, les Web Vitals et les tâches longues sont enregistrées. L’objectif est de diagnostiquer les pannes et les ralentissements et d’améliorer la fiabilité et l’assistance, sur la base des intérêts légitimes du responsable du traitement. Session Replay, le profilage, Sentry Logs, les enregistrements d’écran et les widgets de commentaires ne sont pas activés.

Les rapports peuvent inclure :

• version du tableau de bord, environnement, page, URL d’origine, informations sur le navigateur et l’appareil ;
• type et message d’exception, trace de la pile, fil d’événements et contexte de diagnostic standard du SDK Sentry ;
• identifiant du compte, nom d’utilisateur, e-mail, rôle dans le système et adresse IP ;
• durée et contexte des requêtes HTTP et, pour certaines erreurs API, statut HTTP, code applicatif, identifiant de requête et chemin normalisé.

Le tableau de bord ne configure pas de pièces jointes contenant de l’audio, des transcriptions, des fichiers importés ou l’état de l’application. Avant l’envoi, il remplace par [REDACTED] les clés d’accès de bureau VerbaleAI au format attendu ainsi que les valeurs des paramètres d’URL token, session_id, x-amz-signature, x-amz-credential et x-amz-security-token. Les autres données du contexte de diagnostic standard de Sentry ne sont pas supprimées.

Les rapports d’erreurs et de performances reçus par Sentry sont conservés pendant 30 jours.

Statistiques de fréquentation du site public

Les pages publiques de verbale.ai utilisent Cloudflare Web Analytics pour comprendre les visites et améliorer le site. Les rapports incluent les pages vues, sites référents, pays des visiteurs, types d’appareils, navigateurs, systèmes d’exploitation et performances des pages. Cette intégration est limitée au site public.

Cloudflare indique que Web Analytics n’utilise ni cookies ni localStorage pour collecter des mesures d’utilisation et ne crée pas d’empreinte des visiteurs individuels. Nous ne transmettons ni identifiants de compte, ni adresses e-mail, ni enregistrements, ni transcriptions par cette intégration. Les rapports des six derniers mois sont consultables. Voir la documentation Cloudflare pour les détails de collecte.

Cookies

Verbale.ai n’utilise pas de cookies de marketing ou de profilage dans le produit. Des cookies servent à l’authentification et à mémoriser la langue choisie :

• Cookie d’authentification/session : nécessaire pour maintenir l’accès à l’espace privé et protéger les requêtes authentifiées.
• Préférence linguistique du site public : lorsque vous choisissez une langue, verbale_landing_locale la mémorise pendant un an, uniquement sur verbale.ai. Ce cookie ne contient aucune donnée d’authentification et ne modifie pas la langue de votre compte. Vous pouvez le supprimer dans les paramètres du navigateur ; les liens de langue du site fonctionnent même sans lui.

Désactiver les cookies de session peut empêcher certaines parties de l’application de fonctionner correctement. Désactiver le cookie de langue empêche le site de mémoriser votre choix lors de votre prochaine visite.

Prestataires techniques et sous-traitants ultérieurs

Nous utilisons un nombre limité de prestataires techniques, chacun pour une fonction précise : stockage objet sur une infrastructure cloud dans l’Union européenne (Allemagne) ; calcul sans serveur pour le traitement audio et vidéo ; routage privé vers les modèles de langage pour les synthèses ; services de paiement Stripe ; et Sentry pour recevoir, regrouper et consulter les rapports techniques du tableau de bord et de l’application de bureau. Cloudflare fournit les statistiques de trafic et de performances du site public.

Conservation des données

• les données du compte restent liées au profil tant que le compte est actif ou dans la mesure nécessaire pour résoudre les demandes en cours ;
• les fichiers, transcriptions et synthèses restent disponibles dans l’espace de travail jusqu’à ce que l’utilisateur retire la réunion de la vue de son compte ; cela met fin à leur visibilité dans le compte sans garantir leur effacement physique immédiat. L’effacement physique est une procédure administrative distincte ; contactez info@verbale.ai pour les demandes d’effacement ;
• les données de facturation et les journaux de sécurité peuvent être conservés plus longtemps si nécessaire pour des raisons fiscales, comptables ou de protection du service ;
• les rapports de diagnostic du tableau de bord et de l’application de bureau reçus par Sentry sont conservés pendant 30 jours.