Wie wir Daten, Dateien und Transkripte verarbeiten.

Verantwortlicher und Geltungsbereich

Verantwortlicher ist Lunardelli Labs di Lunardelli Alessio (italienische USt.-Nr. 02361570506), erreichbar unter info@verbale.ai.

Verbale.ai verarbeitet personenbezogene Daten für Registrierung, Anmeldung, Datei-Uploads, Transkripte, Zusammenfassungen, Exporte und Abrechnung. Datenschutzanfragen bitte an info@verbale.ai.

Diese Erklärung gilt für verbale.ai, die Anwendung app.verbale.ai, die Desktop-App VerbaleAI Recorder und die zugehörigen API-Dienste.

Verarbeitete Daten

Von Nutzern bereitgestellte Daten

• Benutzername und E-Mail-Adresse;
• hochgeladene Audio- oder Videodateien, Titel, Metadaten und nutzergenerierte Inhalte;
• Transkripte, Sprechertrennung, Zusammenfassungen und Exporte aus hochgeladenen Dateien;
• Anfragen an Support oder Vertrieb.

Bei der Nutzung entstehende Daten

• aktive Sitzungen, Anmeldeverlauf, IP-Adresse, User-Agent und technische Sicherheitsprotokolle;
• Verarbeitungsstatus, verbrauchte Minuten, Abrechnungsvorgänge und Stripe-Referenzen;
• Anwendungsprotokolle und technische Kennungen für Diagnose, Sicherheit und Prüfungen;
• bei der Desktop-App automatische Berichte zu technischen Fehlern und Abstürzen, wie unten beschrieben;
• beim Web-Dashboard automatische Fehlerberichte und Stichproben zur Browserleistung, wie unten beschrieben.

Zwecke und Rechtsgrundlagen

• Leistungserbringung: Konten erstellen, Nutzer authentifizieren, Dateien hochladen, Transkripte, Zusammenfassungen und Exporte erzeugen sowie den Arbeitsbereich verwalten.
• Vorvertragliche und vertragliche Maßnahmen: Tarife, Zusatzguthaben, Kundenportal, Rechnungsstellung und Zahlungsabgleich bereitstellen.
• Gesetzliche Pflichten: Daten für Steuer-, Buchhaltungs- und Sicherheitszwecke sowie Anfragen zuständiger Behörden aufbewahren.
• Berechtigte Interessen: Missbrauch verhindern, den Dienst schützen, Zuverlässigkeit überwachen, technische Störungen beheben sowie Betrieb und Support verbessern.

Automatische Diagnose der Desktop-App

VerbaleAI Recorder sendet automatisch technische Berichte an Sentry, wenn ein Anwendungsfehler oder ein abgefangener Absturz erkannt wird. Zweck ist die Diagnose von Inkompatibilitäten und Störungen sowie die Verbesserung von Zuverlässigkeit und Support auf Grundlage berechtigter Interessen des Verantwortlichen. Nutzungsverfolgung, Profiling, Session Replay und Leistungsüberwachung sind nicht aktiv. Die App bietet keinen Schalter zum Deaktivieren dieser Berichte.

Die Berichte können enthalten:

• genaue App-Version und Produktionsumgebung;
• Windows- und Laufzeitversion, Prozessarchitektur, Benutzername, Computername und IP-Adresse;
• Ausnahmetyp und Fehlermeldung, vollständiger Stacktrace, lokale Pfade, Module und Codedetails;
• Breadcrumbs, lokale Diagnosetexte, gegebenenfalls Anfragekontext und technische Fehlerklassifizierungen;
• weitere Daten im üblichen Diagnosekontext, den das Sentry-SDK beim Fehler erstellt.

Die App hängt weder Audiodateien noch settings.json an Berichte an. Vor dem Versand wird ein Filter angewendet: VerbaleAI-Desktop-Zugangsdaten im vorgesehenen Format werden durch [REDACTED] ersetzt. Andere Diagnosedetails werden nicht entfernt.

Bei Sentry eingegangene Berichte werden 30 Tage gespeichert. Ist Sentry nicht erreichbar, kann die App lokal bis zu 30 Berichte zwischenspeichern und erneut senden, ohne Start oder Aufnahme zu verzögern.

Automatische Diagnose des Web-Dashboards

Das Dashboard app.verbale.ai nutzt Sentry für automatische Anwendungsfehlerberichte und Stichproben zur Browserleistung. In Produktion werden 10 % der Traces zu Seitenladen, Navigation, HTTP-Anfragen, Web Vitals und langen Aufgaben erfasst. Zweck ist die Diagnose von Störungen und Verzögerungen sowie die Verbesserung von Zuverlässigkeit und Support auf Grundlage berechtigter Interessen des Verantwortlichen. Session Replay, Profiling, Sentry Logs, Bildschirmaufnahmen und Feedback-Widgets sind nicht aktiviert.

Die Berichte können enthalten:

• Dashboard-Version, Umgebung, Seite, verweisende URL sowie Browser- und Geräteinformationen;
• Ausnahmetyp und Fehlermeldung, Stacktrace, Breadcrumbs und üblicher Diagnosekontext des Sentry-SDK;
• Kontokennung, Benutzername, E-Mail, Systemrolle und IP-Adresse;
• Zeitangaben und Kontext von HTTP-Anfragen sowie bei ausgewählten API-Fehlern HTTP-Status, Anwendungscode, Anfragekennung und normalisierter Pfad.

Das Dashboard konfiguriert keine Anhänge mit Audio, Transkripten, Uploads oder Anwendungszustand. Vor dem Versand ersetzt es VerbaleAI-Desktop-Zugangsdaten im vorgesehenen Format und Werte der URL-Parameter token, session_id, x-amz-signature, x-amz-credential und x-amz-security-token durch [REDACTED]. Andere Daten im üblichen Sentry-Diagnosekontext werden nicht entfernt.

Bei Sentry eingegangene Fehler- und Leistungsberichte werden 30 Tage gespeichert.

Besuchsstatistiken der öffentlichen Website

Die öffentlichen Seiten von verbale.ai verwenden Cloudflare Web Analytics, um Besuche auszuwerten und die Website zu verbessern. Die Berichte enthalten Seitenaufrufe, verweisende Websites, Herkunftsländer, Gerätetypen, Browser, Betriebssysteme und die Leistung der Seiten. Diese Integration ist auf die öffentliche Website beschränkt.

Laut Cloudflare verwendet Web Analytics keine Cookies oder localStorage zur Erfassung von Nutzungsmetriken und identifiziert einzelne Besucher nicht durch Fingerprinting. Über diese Integration senden wir keine Kontokennungen, E-Mail-Adressen, Aufnahmen oder Transkripte. Berichte können für die vergangenen sechs Monate eingesehen werden. Einzelheiten zur Erfassung stehen in der Cloudflare-Dokumentation.

Cookies

Verbale.ai verwendet im Produkt keine Marketing- oder Profiling-Cookies. Cookies dienen der Anmeldung und dem Speichern der gewählten Sprache:

• Anmelde-/Sitzungscookie: erforderlich, um den Zugang zum geschützten Bereich aufrechtzuerhalten und authentifizierte Anfragen zu schützen.
• Sprachwahl der öffentlichen Website: Bei einer Sprachauswahl speichert verbale_landing_locale diese für ein Jahr, nur auf verbale.ai. Das Cookie enthält keine Anmeldedaten und ändert nicht die Kontosprache. Du kannst es in den Browsereinstellungen löschen; die Sprachlinks der Website funktionieren auch ohne Cookie.

Ohne Sitzungscookies funktionieren Teile der App möglicherweise nicht richtig. Ohne Sprachcookie merkt sich die Website deine Auswahl beim nächsten Besuch nicht.

Technische Anbieter und Unterauftragsverarbeiter

Wir nutzen wenige technische Anbieter mit jeweils einer bestimmten Aufgabe: Objektspeicherung auf Cloud-Infrastruktur in der Europäischen Union (Deutschland); Serverless-Rechenleistung für Audio- und Videoverarbeitung; privates Routing zu Sprachmodellen für Zusammenfassungen; Stripe-Zahlungsdienste sowie Sentry für Empfang, Gruppierung und Anzeige technischer Berichte aus Dashboard und Desktop-App. Cloudflare stellt Besuchs- und Leistungsstatistiken für die öffentliche Website bereit.

Speicherdauer

• Kontodaten bleiben dem Profil zugeordnet, solange das Konto aktiv ist oder offene Anfragen bearbeitet werden müssen;
• Dateien, Transkripte und Zusammenfassungen bleiben im Arbeitsbereich verfügbar, bis der Nutzer das Meeting aus seiner Kontoansicht entfernt; dadurch endet die Sichtbarkeit im Konto, eine sofortige physische Löschung wird jedoch nicht garantiert. Diese erfolgt über einen gesonderten administrativen Prozess; Löschanfragen bitte an info@verbale.ai;
• Abrechnungsdaten und Sicherheitsprotokolle können für steuerliche, buchhalterische Zwecke oder zum Schutz des Dienstes länger aufbewahrt werden;
• Bei Sentry eingegangene Diagnoseberichte aus Dashboard und Desktop-App werden 30 Tage gespeichert.